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Knos - Introduzione

Fatture, DDT, ordini cliente e fornitore, prima nota, documenti di produzione e tutto quello che l’Azienda ogni giorno produce, finalmente a disposizione in un archivio aziendale unico, interamente consultabile da tutti gli addetti anche tramite web secondo differenti profili di accesso.

Questo il grande vantaggio rappresentato da Knos Enterprise, la Soluzione che risolve tutte le problematiche di gestione documentale.

Knos Enterprise gestisce contenuti informativi di varia natura, purché in formato elettronico: testi, immagini, grafici, tabelle, numeri, link...

Sviluppato originariamente per affrontare e risolvere le problematiche di gestione della documentazione, nella sua attuale versione permette l’organizzazione di una “base di conoscenza” in grado di coprire tutte le esigenze informative proprie dell’impresa.

knos_intro

Knos Enterprise provvede ad archiviare le informazioni in unità di conoscenza, ossia in “fascicoli virtuali” detti pubblicazioni. Tutte le pubblicazioni sono suddivisibili in “tipologie” (ad esempio “offerte”, “progetti”, “e-mail”, “fascicolo qualità”…); ogni pubblicazione può comprendere uno o più documenti (ad esempio testi ed immagini in formato elettronico) alcune informazioni accessorie (gli “attributi”: ad esempio la data di creazione del fascicolo, l’oggetto…), una serie di link esterni (ad esempio a siti web contenenti informazioni “collegate” ) e una serie di riferimenti “interni” (ad esempio ad altre circolari archiviate tramite l’applicativo).

L’archiviazione di un’unità di conoscenza sul sistema consiste quindi nel riunire in un’ unica pubblicazione, appartenente ad una tipologia selezionata, documenti, link e riferimenti significativi; si procederà poi con la definizione degli attributi correlati (oggetto, data…) e con l’assegnazione dei permessi di consultazione agli utenti interessati (“destinatari” della pubblicazione).

Knos - Benefici

Usando Knos Enterprise, sul desktop, in un solo click, si avranno tutte le informazioni relative ad un cliente, una trattativa o in una particolare commessa, comprese quelle che il gestionale non tratta: mail, immagini, disegni, comunicazioni cartacee scannerizzate.

Tutto quello che serve per prendere decisioni, senza perdere tempo.

  • Centralizzazione ed unicità dell’archivio aziendale. Unico archivio per tutti i documenti in uso (Office, mail, fax, file system, erp…)
  • Introduzione modalità operative semplici e funzionali nella gestione quotidiana delle informazioni e della documentazione
  • Diminuzione tempo di archiviazione
  • Semplificazione ricerca e reperimento informazioni
  • Riduzione drastica della ‘carta’
  • Strategie informative profilate sulle esigenze degli utenti (addetti, clienti, partner)
  • Salvaguardia patrimonio informativo aziendale

knos_benefici

Knos - Alimentazione Dati

L’alimentazione dell’archivio virtuale si articola su molteplici modalità, che ben si adattano alle esigenze organizzative di realtà strutturalmente differenti.

Ogni utente può quindi scegliere il sistema che in quel momento meglio si adatta al proprio modus operandi.

  • Alimentazione Manuale E’ possibile creare manualmente pubblicazioni (“fascicoli virtuali”) corredati delle necessarie informazioni di catalogazione (attributi). Ad ogni fascicolo virtuale è possibile associare tramite un semplice browsing uno o più file di interesse, che risulteranno allegati alla pubblicazione medesima.
  • Alimentazione da File System Specifici add-in di integrazione consentono di archiviare documenti a partire dal File System. Una volta individuato il file di interesse attraverso la gestione risorse del proprio pc (operando in locale, su desktop oppure su risorse di rete) è possibile archiviarlo automaticamente come allegato a pubblicazione già esistente oppure a nuova pubblicazione appositamente creata. Knos Enterprise richiederà contestualmente la compilazione degli attributi di catalogazione.L’impiego di specifici modelli di archiviazione consente di indirizzare correttamente i documenti quanto a ubicazione, parametri di catalogazione e stato.
  • Alimentazione da Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) Specifici add-in di integrazione consentono di archiviare documenti a partire da MS Word, MS Excel e MS Power Point. E’ possibile archiviare automaticamente il file di interesse come allegato a pubblicazione già esistente oppure a nuova pubblicazione appositamente creata. Knos Enterprise richiederà contestualmente la compilazione degli attributi di catalogazione. L’impiego di specifici modelli di archiviazione consente di indirizzare correttamente i documenti quanto a ubicazione, parametri di catalogazione e stato. Il sistema consente inoltre la gestione del versioning dei documenti archiviati.
  • Alimentazione da Microsoft Outlook Specifici add-in di integrazione consentono di archiviare e-mail a partire da MS Outlook. E’ possibile archiviare automaticamente il messaggio di interesse come nuova pubblicazione. Knos Enterprise richiederà contestualmente la compilazione di alcuni attributi di catalogazione, mentre altri (es. mittente/destinatario, oggetto ecc…) saranno automaticamente desunti dall’e-mail medesima. L’impiego di specifici modelli di archiviazione consente di indirizzare correttamente i messaggi di posta elettronica quanto a ubicazione, parametri di catalogazione e stato.
  • Alimentazione da ERP Il sistema di archiviazione può accogliere anche documenti tipicamente gestiti dall’ERP aziendale, in questo modo sono resi disponibili anche agli addetti che non hanno accesso al sistema gestionale. Specifici add-in di integrazione consentono di archiviare automaticamente documenti contabili e/o fiscali che risulterebbero utili, in formato pdf, all’interno dell’archivio. E’ stata realizzata integrazione con gli ERP MetodoEvolus e AX_400.
  • Alimentazione da Scanner E’ possibile prevedere l’impiego di dispositivi di scannerizzazione. L’applicativo non richiede l’impiego di dispositivi preferenziali: esso consente infatti l’archiviazione (in modalità semiautomatica) di files in qualsiasi formato. E’ possibile inoltre acquisire in modalità completamente automatica file risultato di scansione realizzata da scanner dotati di interfaccia twain. I file risultati dalla scansione automatica vengono automaticamente trasformati dal sistema in formato pdf. L’operatore può inoltre controllare la qualità dell’acquisizione. Le postazioni deputate all’utilizzo dello scanner modalità completamente automatica devono necessariamente esser in rete locale e nello stesso dominio Windows del server; le postazioni dovranno essere dotate di apposita componente sw che agevoli il dialogo tra il client e il dispositivo di scannerizzazione.

Knos - Modalità di Ricerca

Con KnoS Enterprise tutti gli addetti potranno avere a disposizione, sul proprio desktop, in tempi rapidi e con semplici procedure, le informazioni necessarie al raggiungimento degli scopi aziendali.

Per centrare questo obiettivo nella progettazione sono state previste molteplici modalità di accesso alle informazioni.

la ricerca "tradizionale"
L’applicativo mette a disposizione filtri di ricerca completamente personalizzabili. Si possono reperire tutte le pubblicazioni che hanno in comune uno o più "attributi" (ad esempio la "tipologia di documento", l'emissione in un certo range temporale…) o che condividono il medesimo "stato" (ad esempio "in redazione", "abrogata"…)


la ricerca "full-text"
La ricerca full-text consente di ricercare una stringa all'interno di tutti i file di documenti (pdf, doc, rtf ecc) allegati alle pubblicazioni

knos_ricerca
la ricerca per keywords (parole-chiave)
Ad ogni pubblicazione possono essere associate parole-chiave, che ne descrivono il contenuto, ma che non sono comprese nei tradizionali attributi – ad esempio nell'oggetto – o non sono presenti nel testo dei documenti allegati. Attraverso le keywords è possibile indagare la base di conoscenza secondo prospettive più flessibili, "trasversali" rispetto agli attributi, consentendo raggruppamenti di pubblicazione su trama più fine (sarà ad esempio possibile visualizzare tutte le pubblicazioni che contengono la keyword American Express). Le parole-chiave sono inoltre incrociabili, come criteri di ricerca, con gli attributi, consentendo all'utente la predisposizione di filtri altamente selettivi.

Knos - Funzionalità

  • Conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica
  • Notifiche
  • Dettaglio sui file archiviati
  • Versioning
  • Workflow grafico
  • Multilingua
  • Gestione protocollare
  • Accesso controllato
  • Configurabilità dell’interfaccia

I documenti contabili e fiscali rappresentano circa l'80% dei documenti prodotti da un'azienda. Sta lì, insomma, il maggior costo di gestione documentale. Se l'azienda può liberamente scegliere di gestire in modalità completamente elettronica la documentazione generica (ad esempio tramite il bar-code system di Knos) i documenti contabili e fiscali, per essere legalmente validi (opponibili a terzi), richiedono maggiore attenzione. Ma la regola è semplice: se il documento elettronico viene trattato secondo le norme della "conservazione sostitutiva" si può eliminare il cartaceo. La prassi informatica della conservazione sostitutiva "a norma" assicura insomma al documento elettronico il valore legale (opponibilità a terzi) normalmente attribuita al cartaceo. Del quale ci si potrà così liberare.

Il modulo di Knos Legal, grazie all’integrazione con l’innovativa soluzione Legal Doc di InfoCert, erogata in modalità ASP, consente alle aziende di avviare in tutto o in parte i propri documenti contabili e fiscali alle procedure di conservazione sostitutiva a norma, liberandosi degli enormi costi derivanti dalla gestione del cartaceo. Il sistema consente inoltre la gestione del ciclo completo legato alla fatturazione elettronica prevista dal Legislatore per le aziende che lavorano con Enti Pubblici.

Ad ogni passaggio di stato è possibile associare una notifica di avvenuto passaggio agli utenti interessati.

Il contenuto dell'SMS, FAX oppure della mail può essere preimpostato dall’amministratore di sistema (oggetto, destinatari…).

La mail può contenere anche un link diretto alla pubblicazione.

E’ possibile archiviare file nei formati più diversi, senza particolari vincoli.

Nel caso di documenti creati con MS Word, MS Excel e MS Power Point il sistema permette agli utenti dotati dei necessari permessi la modifica "in place" dei file.

Particolarmente curato è l’apparato funzionale legato al versioning dei documenti. E’ possibile infatti:

  • Gestire versioni/release con numerazione automatica (1.1, 1.2… 2.1…)
  • Creare versioni con upload dall’esterno oppure a partire da versione esistente
  • Memorizzare tutte le versioni
  • Impostare la "versione corrente"

Knos mette a disposizione degli utenti un potente tool per lo sviluppo di Workflow, mediante questo strumento è possibile:

  • comporre graficamente in maniera interattiva gli stati del flusso e le azioni che intercorrono fra loro
  • modificare un Workflow esistente
  • indicare un periodo di scadenza, uno di tolleranza ed uno di esecuzione automatica di una certa azione
  • destinare automaticamente un messaggio a chi controlla il flusso nel caso una azione non venisse eseguita a tempo debito, qualora siano trascorsi i giorni di tolleranza dalla scadenza e/o per una eventuale esecuzione automatica dell'azione
  • monitorare lo stato di avanzamento del flusso con l'evidenza delle azioni eseguite, quelle scadute ma in tolleranza e quelle scadute effettivamente, con l'indicazione della data e dell’utente di esecuzione delle stesse
  • verificare lo stato avanzamento di più fascicoli virtuali di una stessa tipologia visualizzando il workflow grafico associato
  • assegnare i permessi di accesso e configurare le notifiche ai vari utenti o gruppi di lavoro coinvolti

Knos Enterprise permette all’organizzazione di gestire il proprio patrimonio documentale ed informativo in modalità multilingua. Il pieno supporto Unicode, standard universalmente riconosciuto ed adottato, assicura la codifica e la fruizione delle informazioni gestite dal sistema in tutte le lingue del mondo.

E' possibile configurare l’interfaccia di gestione dei contenuti con etichette e menù nell’idioma desiderato dal singolo utente; è possibile inoltre archiviare documenti ed informazioni nelle lingue desiderate, eventualmente differenti da quella scelta dal singolo utente per l’interfaccia.

In abbinamento a Knos Enterprise è possibile attivare un modulo funzionale di gestione protocollo, le cui caratteristiche di base sono:

  • Configurabilità caratteristiche numero di protocollo (es. progressività con ripresa periodica; composizione articolata anno/numero; immodificabilità numero…)
  • Gestione contemporanea più registri protocollo (es. offerte, reclami…)
  • Controllo requisiti per emissione numero (es. stato, compilazione metadati…)

Ogni utente ha interessi differenti, e differenti esigenze. L'accesso tramite login e password consente ad ognuno di avere visibilità solo sulle informazioni di propria pertinenza. Gli utenti dell'applicativo potranno infatti visionare solamente le pubblicazioni (documenti, attributi, link…) di cui sono "destinatari". Attraverso la funzionalità di check-out KnoS Enterprise permette inoltre di segnalare all'utente che una certa pubblicazione si trova in fase di elaborazione, e che il suo contenuto potrebbe subire variazioni significative; attraverso il check-in è possibile invece certificare all'utente che il contenuto pubblicazione può essere considerato attendibile.

Il profilo di accesso determina inoltre le possibilità operative assegnate dal sistema ad ogni singolo utente: sarà possibile decidere chi potrà archiviare documentazione, chi potrà renderla effettivamente pubblica, chi potrà assegnare permessi operativi…

Gestione "viste" comuni e per singolo utente: ciascuno può impostare una griglia di visualizzazione delle pubblicazioni scegliendo le porzioni informative utili (selezione attributi da visualizzare)

Gestione modalità alternative di ordinamento delle pubblicazioni: è possibile ad esempio ordinare un insieme di pubblicazioni per data, oggetto, area tematica…

Stampa query e stampa anteprima di pubblicazione

 
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